NotebookLM introduce colaboración para equipos con documentos extensos

En el entorno laboral actual, donde los equipos suelen estar distribuidos geográficamente, surge la necesidad de contar con herramientas que permitan a sus miembros acceder y construir de forma conjunta sobre una misma base de conocimiento.

El envío de archivos por correo electrónico o aplicaciones como WhatsApp provoca dispersión de versiones y pérdida de control sobre la última actualización de un documento. Para resolver esta problemática, NotebookLM ofrece la función de "compartición colaborativa" (Collaborative Sharing), que permite al propietario de un cuaderno invitar a colegas o compañeros de estudio a unirse como observadores o editores. Así, el cuaderno deja de ser un recurso personal para convertirse en un "cerebro digital compartido" que aprovecha la inteligencia artificial para analizar los archivos comunes del equipo.

Un informe publicado por Workspace Updates, portal oficial de Google, señala que el sistema de compartición en NotebookLM cumple con los mismos estándares de seguridad que los servicios Drive y Docs. Además, el acceso a un cuaderno compartido no implica necesariamente la posibilidad de abrir los archivos originales almacenados en Google Drive, sino que se limita al entorno propio de NotebookLM.

Esto significa que se pueden compartir análisis de inteligencia artificial, preguntas y respuestas con un nuevo integrante sin otorgarle permiso para abrir o descargar documentos confidenciales en formato PDF guardados en Drive. De esta manera, se añade una capa extra de protección para la información sensible durante sesiones de trabajo colaborativo.

Configuración de un espacio colaborativo para análisis financiero

Para crear un área de trabajo conjunta que permita a todos los miembros del equipo beneficiarse de las capacidades analíticas de NotebookLM, se deben seguir los siguientes pasos:

Primero, tras generar un cuaderno y subir los archivos necesarios, como un informe financiero trimestral en PDF, hay que localizar en la esquina superior derecha de la pantalla el botón azul con el icono de una persona y un signo "+" denominado "Compartir" o "Share".

Al hacer clic, aparecerá una ventana emergente similar a la de Google Docs. En la parte superior se debe verificar que la opción "Acceso general" esté configurada como "Restringido" (Restricted), para limitar la entrada solo a las personas invitadas.

Luego, en el campo "Agregar personas y grupos" se introduce el correo electrónico de los compañeros (por ejemplo, [email protected]). Al lado del correo, un menú desplegable permite asignar permisos de "Editor" para quienes puedan escribir y añadir notas, o "Comentador" para quienes solo puedan visualizar las respuestas sin modificar.

Finalmente, al pulsar "Enviar", el equipo podrá acceder al enlace, realizar consultas sobre las mismas fuentes y ver las respuestas y anotaciones en la interfaz compartida de notas.

Aplicación ideal en el periodismo de investigación

Imaginemos una sala de redacción que investiga un caso de corrupción con cientos de documentos filtrados, incluyendo contratos, extractos bancarios y correos electrónicos. El editor jefe puede crear un cuaderno compartido en NotebookLM, subir todos esos archivos y convocar a los periodistas de investigación como editores.

Cada periodista podrá interrogar al sistema individualmente, por ejemplo, solicitando: "Muéstrame todas las transacciones financieras realizadas con la empresa X en junio". El sistema proporcionará respuestas fundamentadas con citas textuales de los documentos filtrados. Además, cualquier otro periodista del equipo podrá consultar esas preguntas y respuestas en la sección común de notas, evitando la duplicación de esfuerzos y facilitando la elaboración coordinada de una investigación exhaustiva.